ההודעה לעיתונות


ההודעה לעיתונות היא אחד הכלים הנפוצים ביותר בפעילות יחסי ציבור. ההודעה הנשלחת לעיתונות מיועדת לספק לעיתים מידע ראשוני לסיפור/כתבה, לעיתים כהודעה סטנדרטית אשר לאחר עריכה תיכנס לעיתון ולעיתים רק כחומר רקע.

לפני שמפיצים הודעה לעיתונות צריכים לזכור כי למרות שמדובר בפעילות יחסי ציבור, למרות שמדובר בהודעה מטעם, עדיין עליה להיות מנוסחת בסיגנון עיתונאי. היא חייבת להיות מנוסחת היטב, בעברית טובה תוך שמירה על כללי הדקדוק הסבירים (נושא נשוא מושא, פיסוק), היא צריכה ללכת מהעיקר אל הטפל ואסור שתכלול סופרלטיביים. מי קרא פעם בעיתון על "המוצר הטוב בעולם"?

יש אנשי יחסי ציבור שרואים בהודעה לעיתונות-  טיזר - הם יגרו באמצעותה את העיתונאי בכדי שירים טלפון לברר פרטים. לרוב זו תפיסה שגויה. צריך לקחת בחשבון שההודעה צריכה לכלול את כל הפרטים האפשריים כך שהעיתונאי יוכל להסתפק בה. אם ירצה להרחיב מעבר למה שכתוב, יצור קשר, אבל "להכריח" אותו לעשות זאת זה טיפשי מהסיבה הפשוטה שעל המקום, שעל תשומת הלב, שעל הטיפול יש עוד מאות הודעות לעיתונות ממשרדי יחסי ציבור אחרים הנלחמות על תשומת ליבו.

עוד חשוב לנסח את ההודעה כך שתתאים לגודל של אייטם בעיתון (בין 250-350 מילה). חובה להוסיף בסוף כל הודעה פסקת רקע קטנה. כן להוסיף טלפונים זמינים להתקשרות.

איך ההודעה צריכה להיות בנויה:


כותרת ממצא, רצוי שתנוסח באופן אקטיבי ולא פסיבי.

כותרת משנה - הרחבת הכותרת הראשית

פסקה ראשונה צריכה לכלול את כל המידע החשוב .

פסקה שניה - מומלץ ציטוט ראשון (כמעט בכל ידיעה בעיתון יש דובר/מרואיין/מגיב, הציטוטים בהודעה יכולים לשמש כתחליף לראיון קצר).

פסקה שלישית -  הרחבה

פסקה רביעית - הרחבה נוספת

פסקה אחרונה - ציטוט נוסף, הפחות חשוב מהראשון.

איך להפיץ הודעה לעיתונות


למרות שהודעה לעיתונות עשויה להיות סטנדרטית הרי שבכל זאת, יש פערים והבדלים בין אמצעי המדיה השונים. לכן פעילות יחסי ציבור חכמה תכלול ניואנסים נקודתיים בכל משלוח. עיתונים כלכליים מנוסחים אחרת מעיתונים צרכניים ולכן כדאי להשקיע מחשבה בהדגשים מיוחדים.  כדאי אולי להוסיף כמה מילים מקדימות. אם ישנה היכרות מקדימה עם העיתונאי, אולי להזכיר לו, אולי גם להסביר את חשיבות ההודעה, אולי אפשר לרמוז גם על דברים שיבואו בעתיד הקרוב (הדלפה?)

הפצת הודעות יחסי ציבור צריכה להתבצע גם בתזמון נכון. יש לקחת בחשבון גם את הדד ליינים של העיתונאים, אבל מצד שני, גם את העובדה שחלק מאמצעי התקשורת הם אינטרנט. ישנם עיתונאים שלא אוהבים שהידיעה מתפרסמת באינטרנט ביום ראשון כאשר הכתבה שלהם תתפרסם רק ברביעי. אפשר לתזמן את הדברים כך שהפצה למקומונים תתבצע לדוגמא בתחילת השבוע, אבל לעיתונות האינטרנט ו/או לעיתונות יומית רק בימי רביעי בבוקר.

לאחר ההפצה יש לעשות פולו אפ. פולו אפ הוא מושג שאנשי יחסי ציבור עוסקים בו לא מעט וכל עיתונאי כאשר הוא שומע את המילה הזו בא לו לצרוח מרוב תסכול.

מטרת הפולו אפ היא ברורה, לוודא שהוא קיבל את החומר, לגשש האם הוא מתכוון לעשות איתו משהו ואם לא,  אולי לשכנע אותו בכל זאת.

מאחר שבכל זאת מדובר בחלק משמעותי מפעילות יחסי הציבור עדיף לעשות את זה בצורה המהירה ביותר והיעילה ביותר. בשום פנים ואופן לא לנסות ולגרור את העיתונאים לשיחה ארוכה, לא לבלבל לו את המוח. 99% הוא קיבל את ההודעה. כדאי להסתפק ב-"אני רק מזכיר לך ששלחתי לך הודעה עם הכותרת הזו והזו, אם תרצה מידע נוסף או מרואיין, אשמח לעמוד לרשותך... יום יפה". לא צריך לנהוג בחברות מעושה ומזוייפת ובטח לא לבזבז את הזמן שלו או שלנו. 

סביר להניח שפולו אפ קורקטי ויעיל יתקבל אם לא בהערכה, אז לפחות בהבנה ובשיתוף פעולה. סביר גם להניח שהתגובה תהיה ישירה וכנה: קיבל, יתייחס כן /לא. אם לא, אפשר לשקול האם לשלוח את ההודעה לעיתונאי אחר, ואם לא, אז לא...

וכמובן תמונה


הקלישאה הרגילה - תמונה אחת שווה...

כל עמוד בעיתון מלווה בויזו'אל, כדאי תמיד לצרף תמונה לכל הודעה, לעיתים יהיה מקום רק לתמונה וכיתוב.